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Dave
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3 years ago

HelloSign と Dropbox のインテグレーションを最大限に活用する方法

優れたワークフローのポイントは、使用しているツールをスムーズに連動させ、最大限の機能を引き出すことです。何より気になるのは、「Dropbox には HelloSign が付属しているか？」という点ですね。答えは「イエス」です。では、さっそく Dropbox と HelloSign の両方を最大限に活用する方法を見てみましょう。
 

Dropbox と HelloSign のリンク

 
Dropbox を使って署名を送信すると、Dropbox と HelloSign の両方のアカウントをリンクさせる提案と利用条件に同意するかどうかの選択が表示されます。 
 
HelloSign アカウントをお持ちでない場合は、Dropbox で使用しているメール アドレスを使用して無料のアカウントが作成されます。Dropbox と同じメール アドレスで HelloSign アカウントを使用している場合は、両方のアカウントがリンクされます。 
 
アカウントをリンクした後は、［Dropbox でログイン］ボタンをクリックして HelloSign.com にログインできるようになります。
 

HelloSign と Dropbox を使ってできること 

 
両方のアカウントをリンクすると、ファイルを共有して署名を依頼できるようになります。詳しい手順についてはこちらをご覧ください。リンク先の記事では、署名リクエストをキャンセルする方法や、自分自身でドキュメントに署名する方法についても説明しています。 
 
ファイルの署名に関するすべての処理が完了したら、署名者全員に確認のメールが届きます。署名を終えたファイルは、Dropbox アカウント内の最初にファイルを選んだ場所に加えて、リンクしている HelloSign アカウントにも自動で保存されます。 
 
Dropbox と HelloSign のどちらかで署名済みファイルを削除しても、もう一方のアカウントにはファイルが残るので、常にバックアップを確保できます。両方のアカウントからファイルを削除すると、復元はできなくなります。 
 

依頼した相手が署名をしていない場合 

 
相手が署名をしていなくても心配はいりません。ドキュメントが署名される前でも、途中のファイルが Dropbox アカウントに保存されます。すべての署名が完了する前は、Dropbox アカウントの指定の場所に「［ファイル名］（処理中）.pdf」という名前で処理中の PDF ファイルが保存されます。
 
ファイルが署名されると、処理中のファイルは署名済みの PDF に置き換えられ、「［ファイル名］（署名済み）.pdf」という名前になります。依頼から完了までのすべての段階で、処理の記録とファイルのコピーが Dropbox アカウントにも保存されます。 
 

HelloSign と Dropbox アカウントのインテグレーションについて他に知っておくべきこと 

 
一部の機能に制限のある無料プラン（デフォルトのプラン）を HelloSign とリンクしている場合、1 か月あたり 3 件まで無料で署名依頼を送信できます。 
 
HelloSign の署名依頼は、Dropbox から直接進捗を追跡し、管理できます。始めるにはまず、HelloSign for Dropbox のダッシュボードにログインして、次の操作を行います。
  • 画面の上部にある検索バーで目的のファイルを検索します。
  • ［署名を依頼］ボタンをクリックして署名を依頼します。
署名プロセスの進捗を知らせる Dropbox 通知とメール通知が届きます。
 
署名済みのファイルは Dropbox アカウントの容量を消費します。処理中（署名を待っている状態）の時点で Dropbox アカウントの容量が足りなくなった場合は、エラー メッセージが表示されます。この場合、署名済みのドキュメントは Dropbox には保存されず、HelloSign.com にのみ保存されます。 
 
皆さんはすでに、Dropbox と HelloSign のアカウントをリンクしていますか？よろしければ、HelloSign の活用法を下のコメント欄から教えてください。

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